La consulta automática con la DIAN te permite agilizar la creación de clientes y garantizar que la información cumpla con los requisitos legales al momento de emitir una factura electrónica.
Esta funcionalidad es especialmente útil si ya eres facturador electrónico, ya que evita errores y reduce el tiempo de registro.
¿Para qué sirve esta funcionalidad?
Autocompletar datos del cliente desde la base oficial de la DIAN.
Reducir errores de digitación en nombres o identificación.
Cumplir con los requisitos legales de facturación electrónica.
Ahorrar tiempo en la creación de clientes.
Requisitos
Antes de comenzar, asegúrate de que:
Tu empresa tenga facturación electrónica activa.
Tengas acceso al módulo de Ventas o Pedidos en el sistema.
Paso a paso: Cómo buscar un cliente en la DIAN
Sigue estos pasos para consultar y registrar un cliente fácilmente:
Ingresa a un pedido
Ve al módulo de Ventas.
Crea o abre un pedido existente.
Ubica el campo “Cliente”
Dentro del pedido, busca el campo Cliente.
Ingresa el número de identificación
Escribe el número de documento del cliente (cédula o NIT).
Selecciona el cliente sugerido
Si el cliente está registrado en la DIAN:
El sistema mostrará automáticamente su nombre.
Haz clic sobre el cliente para seleccionarlo.
Al seleccionarlo, el sistema cargará automáticamente los datos básicos del cliente.
Paso a paso: ¿Cómo consultar un cliente que es empresa?
Cuando realizas la consulta, el sistema puede mostrar al cliente como persona natural por defecto. Si se trata de una empresa, sigue estos pasos:
Activa la opción “Es empresa”.
Selecciona el tipo de identificación correcto (por ejemplo, NIT).
Esto garantiza que la información del cliente sea correcta para efectos fiscales.
¿Dónde encontrar el cliente después?
Una vez hayas facturado el pedido, puedes consultar la información del cliente en:
Contabilidad → Clientes
Allí podrás ver, editar o completar los datos registrados.
Aspectos importantes a tener en cuenta
Esta funcionalidad está disponible solo para usuarios con facturación electrónica activa.
Puedes editar o completar manualmente cualquier dato adicional del cliente.
La información consultada proviene directamente de la DIAN, pero es recomendable verificarla antes de facturar.
Recomendación final
Usar la consulta automática de la DIAN te ayudará a optimizar tu proceso de facturación, evitar inconsistencias y mantener tu información alineada con la normativa vigente.