Configurar correctamente la información del documento de venta es fundamental para que tus facturas POS o comprobantes se generen con los datos correctos del negocio y cumplan con los requisitos fiscales.
En este artículo aprenderás cómo configurar paso a paso la información de la factura o comprobante, qué significa cada campo y cuáles son las recomendaciones para evitar errores al facturar.
Video tutorial
Si prefieres ver el proceso paso a paso, puedes consultar el video tutorial de configuración del documento de factura o comprobante dentro del sistema.
¿Dónde configurar la información de la factura?
Para comenzar con la configuración, sigue estos pasos:
Ingresa al menú Configuración.
Haz clic en Información negocio.
En la ventana que se abre, selecciona la pestaña Documento.
En esta sección encontrarás todos los campos necesarios para configurar correctamente la emisión de facturas o comprobantes en el sistema.
Recomendación: Es aconsejable realizar esta configuración con el apoyo de tu contador(a) para asegurar que la información fiscal sea correcta.
Campos de configuración del documento
A continuación, te explicamos qué significa cada campo y cómo debes configurarlo.
Tipo de documento
Define qué tipo de documento emitirás al realizar una venta. El nombre seleccionado aquí será visible en las facturas o comprobantes POS.
Las opciones disponibles son:
Factura o Sistema POS: Utilizado normalmente por empresas del régimen común o personas jurídicas.
Comprobante: Generalmente utilizado cuando el negocio corresponde a persona natural.
Prefijo
El prefijo está relacionado con el tipo de documento que seleccionaste.
Si seleccionaste Factura o Sistema POS
Debes ingresar el prefijo autorizado en la resolución POS emitida por la DIAN.
Si seleccionaste Comprobante
Significa que no estás obligado a facturar, por lo que:
Puedes ingresar una letra como prefijo.
El número de resolución utilizado puede ser ficticio.
Número de inicio
Este campo define el consecutivo inicial con el que comenzarás a emitir documentos en el sistema.
Recomendación importante
Si anteriormente utilizabas otro sistema de facturación, debes:
Verificar el último consecutivo emitido.
Configurar el sistema con el siguiente número disponible.
Esto evita errores o duplicidad en la numeración de documentos.
Sugerencia: En muchos casos es recomendable iniciar con una nueva resolución que no contenga números en el prefijo.
¿Qué hacer si ingresaste mal el consecutivo?
Si necesitas corregir el consecutivo configurado:
Debes modificar también el prefijo.
Esto permitirá que el sistema actualice correctamente la numeración.
Ejemplo:
Prefijo actual: F
Nuevo prefijo: F- o F.
Este pequeño cambio permite guardar la nueva configuración.
Configuración de propina
% Propina sugerida
Si tu establecimiento maneja propina sugerida, puedes definir aquí el porcentaje.
Al ingresar un valor, el sistema habilitará automáticamente el campo:
Nombre de propina en documento
Aquí debes escribir el nombre con el que aparecerá la propina en la factura.
Ejemplo:
Propina de servicio
Servicio voluntario
Propina sugerida
Información que aparecerá en la factura
Nombre de documento en documento
Este campo permite indicar qué tipo de identificación aparecerá junto al número del negocio en la factura.
Lo más común es utilizar:
NIT
CC
Ejemplo en la factura: NIT: 900123456
Notas en la factura
El sistema permite agregar información adicional que se imprimirá en el documento.
Puedes incluir información como:
Responsabilidades fiscales
Datos de la resolución POS
Fecha de autorización
Prefijo y numeración autorizada
Mensajes informativos del negocio
Recomendación
Si una nota es muy extensa, ingrésala en el campo Nota 3.
Esto evita que la información se desorganice al momento de imprimir la factura.
Configuración de impresión
Plantilla
Define el formato en el que se imprimirá la factura.
Las opciones disponibles son:Tirilla
Carta
Importante
La opción Tirilla debe utilizarse cuando trabajas con impresoras POS térmicas.
Tamaño del texto de los ítems
Desde la lista desplegable puedes seleccionar el tamaño del texto con el que se imprimirán los productos en la factura.
Esto permite mejorar la legibilidad del documento según el tipo de impresora o formato.
Opciones adicionales de configuración
En la parte inferior encontrarás varias casillas de verificación que activan funcionalidades adicionales.
Mostrar ventana de impresión
Muestra una ventana emergente al finalizar una venta.
Desde allí podrás imprimir la factura.
Esta opción debe permanecer habilitada.
Mostrar logo
Activa esta opción si deseas que el logo de tu negocio aparezca en la factura.
Mostrar total en letras
Cuando esta opción está activa, el sistema también imprimirá el valor total de la factura en letras.
Ejemplo:
Total: Quinientos mil pesos
Utilizar turnos
Esta opción aplica cuando el negocio trabaja con:
Autoservicio
Turnos de atención
Mesas tipo caja para domicilios
El turno aparecerá en la factura de forma consecutiva, por ejemplo:
Turno 1
Turno 2
Turno 3
También puedes habilitar turnos editables, lo que permite ingresar el turno manualmente al facturar.
Imprimir en otra página
Esta opción funciona en conjunto con Mostrar ventana de impresión y debe permanecer activada.
Mostrar valor de productos antes de impuesto
Al activarla, la factura mostrará:
Valor del producto antes de impuestos
Valor del impuesto aplicado
Esto mejora la transparencia en la información del documento.
Guardar la configuración
Una vez completes toda la información:
Haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.
Puedes usar el botón Vista previa para visualizar cómo se imprimirá el documento antes de realizar ventas.