El Módulo de Reservas es la herramienta central para administrar toda la operación de tu negocio desde un solo lugar. Con él puedes gestionar reservas anticipadas, atender clientes que llegan sin reserva (walk-in), administrar la lista de espera cuando no hay mesas disponibles y consultar estadísticas de rendimiento en tiempo real.
¿Quién puede usar el Módulo de Reservas?
El acceso al módulo está controlado por permisos configurables según el rol de cada usuario. Un administrador puede definir qué acciones puede realizar cada miembro del equipo.
Para revisar los permisos ingresa a Configuración ➞ Roles.
Selecciona el rol a editar y ubica la sección Reservas.
Los permisos disponibles son:
Ver Reservas: Consultar las reservas registradas.
Crear/Editar Reservas: Registrar nuevas reservas o modificar las existentes.
Gestionar Walk-in – Registrar clientes que llegan sin reserva.
Gestionar Lista de Espera: Administrar la cola de espera cuando no hay mesas disponibles.
Ver Estadísticas de Reservas: Acceder a las estadísticas del negocio.
Configurar Reservas:
Eliminar Reservas: Borrar reservas del sistema (permiso restringido).
Nota para administradores: Si un colaborador no puede ver o realizar alguna de estas acciones, verifica que tenga el permiso correspondiente habilitado en su rol.
¿Qué puedes hacer con este módulo?
El Módulo de Reservas te permite:
Gestionar reservas anticipadas de forma organizada.
Registrar clientes walk-in directamente desde la misma vista.
Administrar la lista de espera cuando no hay mesas disponibles.
Ver el estado de todas las mesas en tiempo real.
Analizar el desempeño del negocio con estadísticas detalladas.
Componentes del módulo
El módulo está dividido en tres pestañas principales: Reservas, Lista de Espera, Estadísticas y Configuración.
Pestaña Reservas
Esta es la vista principal donde gestionas todas las reservas del negocio.
Visualizar y filtrar reservas
Puedes consultar las reservas según el período de tiempo que necesites:
Hoy – Vista del día actual.
Semana – Vista semanal.
Mes – Vista mensual.
Rango de fechas – Selecciona cualquier período personalizado.
Además, puedes filtrar las reservas por su estado actual:
Estado | ¿Qué significa? |
Pendiente | La reserva fue registrada pero aún no confirmada. |
Confirmada | La reserva ha sido aceptada. |
Sentado | El cliente ya está en la mesa. |
Finalizada | La visita del cliente concluyó. |
Cancelada | La reserva fue anulada. |
No-Show | El cliente no se presentó. |
Crear una nueva reserva
Para registrar una nueva reserva, haz clic en el botón + Nueva Reserva.
Se abrirá un formulario donde debes completar la siguiente información:
Fecha y hora de inicio (obligatorio): Cuándo llega el cliente.
Fecha y hora fin (opcional): Cuándo se estima que el cliente terminará.
Duración: Puedes seleccionar entre 1h, 1½h, 2h o 3h.
Número de personas (obligatorio).
Estado: Por defecto se asigna "Confirmada", pero puedes cambiarlo.
Cliente (obligatorio): Busca el cliente por nombre, teléfono o documento.
Email: Si el cliente lo tiene registrado, se ingresa por defecto
Teléfono: Número de contacto del cliente.
Notas: En sección cuentas con varias opciones que puedes seleccionar en caso que aplique, adicional puedes dejar anotaciones importantes como alergias, preferencias u ocasiones especiales.
Mesa asignada (opcional): Puedes seleccionar una mesa del mapa visual. La mesa no es obligatoria para guardar la reserva.
Una vez completado el formulario, haz clic en Guardar Reserva.
¿Cómo se ven las mesas en el formulario?
El sistema muestra un mapa visual con el estado de cada mesa:
Libre: Disponible para asignar
Ocupada: Ya tiene un cliente.
Seleccionada: La que estás eligiendo en ese momento.
Registrar un cliente Walk-in
Un walk-in es un cliente que llega al establecimiento sin reserva previa.
Para registrarlo:
Haz clic en el botón Walk-in en la parte superior de la vista de reservas.
Completa los datos del cliente: número de personas, nombre, teléfono y notas.
Selecciona una mesa disponible en el mapa.
Haz clic en Sentar ahora para sentar al cliente directamente, o en Lista de Espera si no hay mesas disponibles.
Indicaciones importantes sobre las reservas
Antes de gestionar reservas, ten en cuenta estas reglas del sistema:
No es posible reservar una mesa que ya está ocupada en el mismo horario.
Si una reserva no tiene fecha de fin, el sistema asumirá que la mesa está ocupada todo el día.
Las reservas no se finalizan automáticamente al llegar la hora. El usuario debe cambiar el estado manualmente.
Las reservas con estado Finalizada o Cancelada no se pueden modificar.
Todos los cambios de estado quedan registrados con fecha y hora.
Si una reserva está en estado Sentado, la facturación de esa mesa se incluye en el cálculo del ingreso promedio de las estadísticas.
Pestaña Lista de Espera
La Lista de Espera te permite gestionar los clientes que llegan cuando no hay mesas disponibles, sin perder ninguna oportunidad de atención.
¿Cómo funciona?
Cuando un cliente llega y no hay mesa disponible, regístralo desde la pantalla Walk-in y selecciona Lista de Espera.
El sistema calcula automáticamente el tiempo de espera estimado.
Cuando se libera una mesa, el sistema la muestra disponible para que puedas asignarla al cliente y Sentarlo.
Si el cliente decide retirarse antes de ser atendido, márcalo como No-Show
para mantener el registro actualizado.
Pestaña Estadísticas
La pestaña Estadísticas te ofrece una visión completa del rendimiento de tu negocio, con información clave para tomar decisiones.
Indicadores disponibles
Indicador | ¿Qué mide? |
Total de reservas | Demanda total del período seleccionado. |
Walk-ins | Cantidad de clientes que llegaron sin reserva. |
Sentados / En espera | Estado actual de ocupación del negocio. |
Tasa de conversión | Porcentaje de reservas que se concretaron efectivamente. |
Tasa de abandono | Suma de cancelaciones y No-Shows. |
Ingreso promedio | Facturación promedio por reserva con estado Sentado. |
Gráfico por horas | Identifica las horas de mayor demanda (horas pico). |
Tiempos entre estados | Muestra el flujo operativo: cuánto tarda una reserva en pasar de un estado al siguiente. |
Filtros disponibles
Al igual que en la pestaña de Reservas, puedes consultar las estadísticas por:
Día
Semana
Mes
Rango de fechas personalizado
Pestaña Configuración
La pestaña Configuración te permite configurar el formulario de reservas, en el cual los clientes contarán con la posibilidad de realizar sus reservas a través de un enlace público o un código QR sin necesidad de contactar al negocio.
Configuración Inicial
Activar Formulario Público: Al activar la casilla de verificación
el sistema de reservas estará habilitado para el publico.Capacidad máxima por reserva: Indica la cantidad máxima de persona que se pueden reservar a través del enlace, en caso de que el cliente requiera más capacidad, será necesario contactar directamente el establecimiento.
Intervalo ente Horarios (min): Configura intervalo en minutos de los horarios disponibles.
Anticipación máxima (Días): Registra el tiempo de antelación en que se debe realiza la reserva.
Enlace Público: Este enlace puedes copiarlo para compartirlo en tus redes sociales y que sea visible para los clientes, adicional se genera código QR el cual también se puede descargar.
Personalización
En esta sección podrás configurar la visual del enlace de reservas y los horarios del establecimiento.
Logo del Negocio: Desde esta opción puedes cargar el logo del establecimiento para que sea visible en el link de reservas. Opcional.
Imagen de Fondo: Puedes ingresar una imagen de fondo para el link de reservas. Opcional.
Colores: Puedes configurar los colores primarios y secundarios para personalizar el link.
Vista previa: Desde esta opción puedes visualizar como esta configurado el link de reservas.
Texto del formulario: Puedes registras textos para:
Mensaje de bienvenida
Política de cancelación
Datos de contacto: Registra el número de contacto para que sea visible en el link de reservas.
Horario de reserva: Registra los horarios del establecimiento.
Apertura: Hora de apertura del establecimiento.
Cierre: Hora de cierre del establecimiento.
Horarios bloqueados: Horarios en que no se aceptan reservas, por ejemplo horario de almuerzo o por eventos programados.
Días cerrados: Si en la semana hay días que no cuentan con operación, puedes bloquearlo para que no este disponible.
Fechas bloqueadas: Puedes bloquear fechas que no estén disponibles, por ejemplo un festivo, eventos programados.
Una vez realizada toda la configuración da clic en Guardar cambios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una reserva sin asignar una mesa?
Sí. La asignación de mesa es opcional al crear la reserva. Puedes asignarla más adelante cuando el cliente llegue.
¿Qué pasa si no pongo hora de fin en la reserva?
El sistema considerará que la mesa está ocupada durante todo el día, lo que impedirá que se asigne a otro cliente en ese período.
¿Puedo editar una reserva que ya fue finalizada o cancelada?
No. Las reservas en estado Finalizado o Cancelado no permiten modificaciones. Si necesitas hacer un ajuste, deberás crear una nueva reserva.
¿Cómo sé cuánto tiempo lleva esperando un cliente en lista de espera?
El sistema calcula y muestra el tiempo de espera automáticamente en la pestaña Lista de Espera.
¿Dónde veo el ingreso promedio por reserva?
En la pestaña Estadísticas, en el indicador Ingreso promedio. Este dato solo considera las reservas que estuvieron en estado Sentado.